'취업규칙'이란 근로자에 대한 근로조건과 복무규율에 관한 기준을 집단적이고 통일적으로 설정하기 위하여 사용자가 일방적으로 작성한 준칙을 말한다. 취업규칙은 통상적으로 ‘사규’ 형태로 작성되며, 작성 또는 변경 시 고용노동부장관에게 신고하여야 한다. 다만, 판례는 취업규칙의 명칭은 불문하다고 하면서 각종 규정이나 지침 등도 근로조건과 관련이 있으면 취업규칙에 포함시키고 있다.
원칙적으로 사용자와 근로자 사이의 근로관계는 근로계약에 따라 결정되는 것이지만, 근로기준법은 사용자가 일방적으로 작성한 취업규칙을 통해 근로조건을 결정할 수 있도록 하고 있다. 이에 따라 사용자가 일방적으로 취업규칙을 변경하여 근로조건을 변경할 수는 있지만, 근로기준법은 “사용자는 취업규칙의 작성 또는 변경에 관하여 해당 사업 또는 사업장에 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 그 노동조합, 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 없는 경우에는 근로자 과반수의 의견을 들어야 한다. 다만, 취업규칙을 근로자에게 불리하게 변경하는 경우에는 그 동의를 받아야 한다”고 규정하여, 사용자의 일방적인 취업규칙 변경에 제한을 가하고 있다. 판례는 근로기준법상 취업규칙 변경 절차를 거치지 않은 불이익한 취업규칙 변경은 무효로 판단하고 있으며, 근로자가 개인적으로 근로조건의 불이익 변경에 동의한다고 하더라도 취업규칙이 변경되지 않는 이상 근로조건을 불이익하게 변경하지 못한다는 점을 유념해야 한다.
이와 같은 이유로 최근 임금피크제 사건에서도 임금피크제의 도입과 관련하여 취업규칙 변경 절차를 준수하였는지 여부가 주요 쟁점이 되고 있다. 이에 판례에서 요구하는 근로기준법상 취업규칙 변경절차에 대해 살펴보려고 한다.
우선 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 있는 경우에는 노동조합의 위원장이 노동조합을 대표하여 동의를 하면 된다. 통상적으로는 노동조합이 단체협약을 체결하면서 취업규칙 변경에 관한 동의를 같이 하고 있으며, 노동조합 위원장의 서명 날인이 되어 있는 동의서가 있다면 재판 과정에서 취업규칙 변경 절차가 크게 문제되지는 않는다. 다만, 단체협약과 취업규칙은 별개의 문서이므로 단체협약 체결과 별도로 반드시 취업규칙 변경에 관한 동의서를 받아 두는 것이 필요하다.
주로 문제는 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 없는 경우에 발생한다. 판례는 근로자의 과반수로 조직된 노동조합이 없는 경우에는 ‘회의 방식’에 의한 근로자 과반수의 동의가 있어야 한다고 한다. 따라서 근로자들이 연명으로 취업규칙 변경에 동의하였다고 하더라도 ‘회의’를 하지 않았다면, 취업규칙 불이익 변경 절차를 준수하였다고 할 수 없다. 그러므로 ‘회의’를 하였다는 것을 추후 입증하기 위해서 ‘회의’자료 뿐만 아니라 ‘회의’ 사진 등의 증거를 남겨 두는 것이 필수적이다.
한편 근로자들이 ‘회의’를 통해 의사교환을 하기 위해서는 근로자들이 취업규칙 변경 내용에 대하여 주지할 수 있도록 적당한 방법에 의한 회사의 공고?설명 절차가 선행되어야 한다(서울고등법원 2017. 1. 13. 선고 2015나2049413 판결). 회사는 근로자들에게 게시판이나 인트라넷 등을 통하여 취업규칙 변경 내용에 대해 공고하여야 하고, 별도의 회사 설명회 등을 열거나 근로자들의 취업규칙 변경을 위한 회의 전에 취업규칙 변경 내용에 대해 상세히 설명하여야 한다. 회사가 설명하였다는 것을 입증하기 위하여 회사의 설명자료나 근로자들과의 Q&A 자료를 남겨 두어야 할 필요가 있다. 다만, 회사는 취업규칙 변경 내용에 대해 설명만 하여야 하고, 근로자들의 회의를 통한 의사교환에 개입이나 간섭을 하여서는 안 된다. 그러므로 회사가 취업규칙의 변경 내용을 설명하고 근로자들로부터 Q&A를 받은 이후 회사의 관계자들이 회의장에서 퇴장하여야 한다. 회사의 개입과 간섭이 없이 근로자들 사이에 자유롭게 토론할 수 있는 시간이 반드시 주어야 한다.
한편 판례는 “반드시 한 사업 또는 사업장의 전 근로자가 일시에 한 자리에 집합하여 회의를 개최하는 방식만이 아니라, 한 사업 또는 사업장의 기구별 또는 단위부서별로 사용자 측의 개입이나 간섭이 배제된 상태에서 근로자 상호간에 의견을 교환하여 찬반 의견을 집약한 후 이를 전체적으로 취합하는 방식도 허용된다”고 한다.
다만, 최근 서울고등법원 판결은 “근로기준법이 '회의 방식'에 의한 근로자 과반수의 동의를 요구하는 이유는 '집단 의사의 주체로서 근로자'의 의사를 형성하기 위함이므로, 사용자의 특수한 사정으로 인하여 전체 근로자들의 회합이 어려워 단위 부서별로 회합하는 방식을 택할 수밖에 없는 경우에, 사용자는 부분적 회합을 통한 의견 취합을 하더라도 전체 근로자들의 회합이 있었던 것과 마찬가지로 근로자들이 집단 의사를 확인?형성할 수 있도록 상당한 조치를 할 의무를 부담한다”고 판시하고 있다(서울고등법원 2017. 1. 13. 선고 2015나2049413 판결). 위 서울고등법원 판결에 의하면, “사내인트라넷에 '토론방'이나 '찬반의견란' 등 변경될 취업규칙의 내용에 관하여 근로자들이 의견을 게시하고 교환할 수 있는 장치를 마련해두거나, 공고 후 상당한 기간을 두어 팀별 단위로 분리되어 있거나 팀 내에서 같은 직급이 소수인 근로자들이 다른 근로자들 또는 같은 직급의 근로자들의 의사를 확인하고 집단 의사를 형성할 수 있는 기한을 수여하는 등의 조치”를 취해야 한다.
직원들의 찬반을 취합하는 방식으로 가장 바람직한 방법은 무기명?비밀투표가 될 것이나 반드시 이에 한정된다고 볼 수 없다. 통상적으로 동의서에 연서 방식으로 기명(서명)하는 방식을 많이 사용하고 있으나, 판례는 의사표명자의 신원이 노출될 가능성이 높은 의사표시 방식일수록 사용자의 부당한 개입, 간섭을 긍정하는 요소로 평가하고 있으므로 연명 방식을 사용하는 경우에는 회사가 부당한 개입이나 간섭을 하지 않도록 주의를 요한다.
최근 여러 임금 소송에서 취업규칙의 변경 절차를 문제 삼고 있는 경우가 많고, 판례는 취업규칙 변경 절차를 준수하였는지를 점점 엄격하게 판단하고 있다. 이와 같은 판례의 변화에 발맞추어 취업규칙을 불이익하게 변경하는 경우에는 최대한 보수적인 관점에서 판례가 요구하는 변경 절차를 준수하여야 하고, 회사의 인사담당자는 추후 소송을 대비하여 각종 문서와 사진 등의 자료를 남겨 두어야 할 것이다.
김종수 법무법인 세종 변호사
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